Qualora vengano apportate modifiche agli schemi di certificazione già in essere, a fronte di variazioni ai documenti normativi di riferimento (modifica di requisiti), alle procedure per l’esecuzione delle corrispondenti verifiche, alle condizioni di fornitura del servizio o per qualsiasi altra modifica avente effetto sul cliente, OCQ PR, previa disamina e condivisione con le parti interessate dal processo di certificazione in oggetto, dispone le opportune notifiche di variazione allo schema di riferimento (anche attraverso il proprio sito internet – sezione comunicazioni e news), assicurandosi che le stesse siano chiaramente recepite e attuate da tutti i suoi clienti.
Se del caso, possono essere riconosciuti opportuni periodi di adeguamento alle nuove modalità di realizzazione dei processi/prodotti sottoposti a certificazione, comunque nel rispetto dei requisiti cogenti e applicabili allo specifico schema di certificazione; eventuali periodi transitori e le rispettive scadenze sono comunicati contestualmente alle notifiche di variazione.
Si precisa che, per quanto attiene alle produzioni regolamentate, la documentazione di sistema, compreso il tariffario, dopo le fasi di redazione/modifica, verifica ed approvazione interna, viene in ogni caso preventivamente trasmessa al Masaf per l’approvazione definitiva. Fino all’esito positivo del riesame effettuato dalla competente autorità, i documenti non possono essere resi operativi.
In ogni caso i soggetti già inseriti nel sistema di certificazione sono sempre tenuti:
- al rispetto dei requisiti e degli adempimenti previsti dallo schema di certificazione;
- alla comunicazione di eventuali variazioni sostanziali rispetto alla situazione iniziale dichiarata (ove opportuno si procede anche alla riformulazione del contratto e, in caso di richiesta di modifica all’oggetto di un certificato già emesso, OCQ PR individua quale nuova certificazione è applicabile e ne persegue il nuovo processo di certificazione);
- a documentare, conservare (per almeno 5 anni nel caso delle produzioni regolamentate) e rendere disponibili ai controlli di conformità, adeguate registrazioni relativamente all’attività svolta in autocontrollo.
L’impegno di conformità ai suddetti requisiti è previsto nei pertinenti schemi di certificazione o dai Piani di controllo approvati dal Masaf, nei quali sono altresì dettagliate le frequenze minime delle verifiche ispettive e delle prove eseguite rispetto alla totalità dei soggetti controllati e dei lotti di prodotto.