Di seguito si riportano per punti i criteri generali applicati da OCQ PR nel percorso di certificazione di prodotto.
Date le peculiarità delle filiere regolamentate e delle certificazioni volontarie, il dettaglio dei requisiti esterni (come, per esempio, quelli disciplinati) o interni (ovvero previsti da procedure dedicate alla tipologia di prodotto) sono esplicitati in forma puntuale e descrittiva nei pertinenti Piani di controllo (Parmigiano Reggiano DOP e Aceto Balsamico Tradizionale di Reggio Emilia DOP) o schemi di certificazione applicabili (certificazione NON OGM, Certificazione “disolabruna®”). In ogni caso e per una lettura sintetica delle attività realizzate da OCQ PR, i contenuti di seguito riportati sono trasversalmente applicati in ogni ambito di prodotto certificato.
In questa sede si specifica che l’accesso di un operatore ai sistemi di controllo e certificazione non è mai soggetto a restrizioni di alcun tipo, purché esso avvenga nel rispetto delle norme di riferimento e dei requisiti di certificazione atti a consentire il completo e corretto svolgimento delle attività di valutazione in capo a OCQ PR.
In termini generali, nel rispetto delle specifiche disposizioni previste dagli schemi di certificazione e dai piani di controllo applicabili, l’inserimento nel sistema di certificazione di ogni singola azienda prevede:
- presentazione dei documenti di accesso da parte dell’azienda interessata;
- riesame della domanda finalizzato all’accettazione (o meno) della documentazione di accesso, che contiene le informazioni e i requisiti previsti per procedere alla programmazione della prima verifica ispettiva;
- esecuzione di una prima verifica ispettiva, il cui esito avvierà (o meno) l’iter per il rilascio della certificazione da parte di OCQ PR;
- se previste, esecuzione delle prove sul prodotto e/o sui mezzi di produzione rientranti nel campo di applicazione del Piano di controllo o dello schema di certificazione applicabile;
- riesame dei rapporti di valutazione (ispezioni e prove) e inserimento (o meno) del soggetto nel sistema di certificazione;
- decisone (o meno) di rilascio dell’attestazione di conformità (Certificato di conformità/atto di riconoscimento in filiera).
OCQ PR dispone adeguati rapporti contrattuali nel rispetto della normativa applicabile e delle peculiarità delle produzioni oggetto di certificazione.
Si specifica che, per quanto attiene all’ambito regolamentato, gli accordi per la fornitura delle attività di controllo e certificazione (contratti, tariffari e piani di controllo) sono stati sottoposti a riesame ed approvazione da parte dell’Autorità competente (Masaf).
In tutti i casi, OCQ PR stabilisce con i propri clienti accordi che disciplinano la responsabilità degli usufruttuari della certificazione, con particolare riferimento:
- al costante rispetto dei requisiti previsti dagli schemi di certificazione applicabili, siano essi definiti e resi noti attraverso piani di controllo/schemi di certificazione, contratti, procedure documentate o in base a autorizzazioni di carattere cogente;
- all’utilizzo corretto di licenze, certificati e marchi;
- alla collaborazione ed all’accessibilità ai siti di produzione, ai documenti e al personale coinvolto dai processi di controllo e certificazione.
Nei documenti contrattuali e regolatori si specifica che è il proprio cliente, e non OCQ PR, ad avere la responsabilità della conformità ai requisiti per la certificazione, e che OCQ PR basa le proprie decisioni di certificazione sulla scorta delle conclusioni delle verifiche e/o prove, valutando l'evidenza o la non evidenza di conformità. Viene altresì chiarito che la certificazione è basata sulla verifica campionaria di attività (riscontri diretti in fase di produzione), di documenti, di prodotti finiti e/o semilavorati, e che pertanto la responsabilità dei prodotti marchiati è sempre in capo all’utilizzatore delle licenze e/o del marchio conseguito con la certificazione.
Una volta completato l’iter per il rilascio della certificazione, il mantenimento della stessa è garantito da OCQ PR attraverso un’attività di valutazione finalizzata a comprovare l’efficacia del sistema di autocontrollo messo in atto dal detentore del certificato. OCQ PR chiarisce nei pertinenti schemi di certificazione (accettati con la sottoscrizione dei rapporti contrattuali) che tale valutazione si realizza attraverso ispezioni presso le sedi produttive del soggetto certificato allo scopo di effettuare:
- verifiche di conformità della documentazione prodotta dal soggetto certificato in ottemperanza a quanto previsto dallo schema di certificazione di riferimento;
- controlli sui processi realizzazione dei prodotti certificati;
- prove/ispezioni di campioni prelevati/esaminati nei magazzini del fornitore o una loro combinazione;
- prove/ispezioni di lotti o parte di essi.
Per accedere al sistema di controllo e certificazione, ogni soggetto interessato deve attuare alcuni passaggi formali, definiti, nel loro insieme, “accesso” al sistema, presentando a OCQ PR specifica richiesta di certificazione.
La domanda deve essere redatta e sottoscritta direttamente dai richiedenti secondo il format predisposto da OCQ PR e, quando previsto, deve essere corredata dalla documentazione accessoria richiesta (i documenti di accesso sono disponibili su questo sito nelle aree "Modulistica" previste per ciascun prodotto certificato, e direttamente accessibili dalla Home mediante il collegamento in testa: "Documenti e Moduli").
Con l’atto della domanda di accesso al sistema di controllo e certificazione, i soggetti accettano integralmente i contenuti dello schema di certificazione/piano di controllo (comprensivi dei relativi contratti, tariffari, e di ogni altra documentazione pertinente) ed assumono la responsabilità diretta delle attività svolte ai fini della stessa. Per quanto attiene alle attività rispondenti al Reg. UE 1151/2012, ovvero per le produzioni regolamentate, per schema di certificazione deve intendersi il Piano di controllo approvato dal Masaf su base normativa.
Sulla base delle informazioni fornite dal richiedente attraverso la domanda, OCQ PR individua l’iter di accesso stabilito informando il soggetto interessato sull’esito della valutazione della domanda, eventualmente richiedendo ulteriori informazioni ritenute necessarie.
Accettata la domanda, OCQ PR predispone, entro i tempi previsti dai pertinenti Piani di controllo (o schemi di certificazione applicabili), la prima verifica ispettiva finalizzata all’inserimento dell’operatore nel sistema di certificazione. Per stimare i tempi necessari all’effettuazione della verifica ispettiva da eseguire, OCQ PR si avvale di criteri che tengono conto, oltre che degli obiettivi della verifica, delle dimensioni produttive del soggetto interessato nonché delle differenti condizioni di svolgimento delle verifiche ispettive stesse (es. fattori umani, logistici, ambientali, ecc.).
Tutte le attività di valutazione sono affidate a personale e laboratori incaricati direttamente da OCQ PR.
Per lo svolgimento delle attività di verifica e prova viene utilizzato personale qualificato ed opportunamente addestrato e per il quale è garantita la totale imparzialità ed estraneità da ogni fase di produzione oggetto delle verifiche e prove. OCQ PR adotta opportuni processi di qualifica e mantenimento delle competenze, così come la fornitura di adeguati strumenti di lavoro, secondo quanto stabilito e attuato attraverso il proprio Sistema di Gestione Qualità.
La realizzazione delle attività di valutazione “in campo” si articola in tre sottoprocessi: verifica, campionamento, prova.
La realizzazione di tali sottoprocessi passa attraverso il complesso quadro delle attività di valutazione, per le quali il corpo ispettivo è stato adeguatamente formato al fine di compiere l’esercizio del proprio incarico con assoluta autonomia. Per quanto attiene alle attività di prova, qualora OCQ PR non sia dotato delle necessarie competenze, esse vengono affidate a laboratori e/o strutture coperte da accreditamento, così come disposto dalla normativa di riferimento (vedi laboratori in subappalto ad OCQ PR).
La valutazione delle evidenze, ovvero dei dati e delle informazioni raccolte nel corso delle verifiche ispettive o nell’esecuzione di misure e prove, permette al Responsabile del gruppo di verifica di formulare l’esito della valutazione. Tale esito viene comunicato direttamente all’azienda tramite apposito verbale. Parimenti, gli esiti analitici dei campioni prelevati vengono trasmessi ai soggetti controllati mediante rapporti di prova relativi alle differenti matrici oggetto dell’analisi.
Ogni eventuale non conformità lieve o grave riscontrata a fronte dei requisiti per la certificazione viene opportunamente notificata. Conseguentemente, in ragione della gravità delle non conformità rilevate, e al fine del mantenimento o rilascio della certificazione, i soggetti richiedenti dovranno documentare e fornire evidenza delle soluzioni adottate in merito. I livelli di non conformità applicabili a fronte del carente o mancato rispetto dei requisiti per la certificazione, e del loro impatto sulla certificazione dei prodotti oggetto di tali rilievi, sono opportunamente dettagliati nei pertinenti schemi di certificazione o nei Piani di controllo approvati dal Masaf, al quale, nel caso delle produzioni di qualità regolamentate, vengono comunicate tutte le non conformità gravi.
Il Rapporto di Verifica Ispettiva prodotto dagli Ispettori descrive nel dettaglio le verifiche effettuate nel rispetto delle attività minime richieste dalle pertinenti check-list. Qualora gli Ispettori si trovino nella necessità di acquisire ulteriori informazioni non disponibili al momento della verifica possono farne esplicita richiesta all’organizzazione valutata, al fine di completare e/o formulare l’esito della propria valutazione.
Il Rapporto di Verifica così prodotto viene quindi sottoposto a successivo processo di riesame e approvazione e, nei casi di primo rilascio, al processo decisionale del comitato deliberante la certificazione. Il coinvolgimento di queste tre diverse funzioni aziendali (Organo Ispettivo – Organo Riesaminante – Organo Deliberante) è finalizzato a escludere il rischio di autovalutazione, garantendo l’indipendenza di giudizio del personale coinvolto nell’emissione della certificazione (vedi successivi paragrafi: "Riesame dei rapporti di Verifica Ispettiva e dei rapporti di Prova" e "Decisione relativa alla certificazione").
Il processo di riesame e approvazione dei risultati relativi alla valutazione si basa sulla disamina formale e di contenuto di ciascuna pratica (e di tutte le documentazioni soggette ad approvazione) prodotta ai fini della Verifica Ispettiva o della prova di prodotto.
Come anticipato nel paragrafo precedente, il processo è organizzato in modo tale da garantire che il soggetto con funzione approvante sia diverso da quello che ha effettuato l’attività di valutazione. L’approvazione delle pratiche di Verifica Ispettiva e delle prove viene affidata al Responsabile Organizzativo, funzione che dispone delle competenze specifiche per ogni settore di certificazione emessa da OCQ PR. Qualora in questa fase di approvazione il Responsabile Organizzativo rilevasse errori nella raccolta delle evidenze o nelle valutazioni formulate dagli Ispettori, OCQ PR procederà, comunicandolo all’azienda interessata, all’annullamento della valutazione e alla disposizione di una nuova verifica gestendo la relativa Non conformità interna, così come previsto dal proprio sistema di gestione qualità.
Nel rispetto della normativa nazionale vigente, anche il processo di rilascio, riemissione o dismissione delle certificazioni garantisce che le decisioni relative alle varie attività previste dall’iter di certificazione siano prese in modo da escludere il rischio di autovalutazione. In virtù di tale requisito, l’attività di delibera delle Certificazioni emesse è affidata ad un apposito comitato tecnico – Funzione di Delibera, costituito da personale dotato delle necessarie competenze generali relative allo schema di certificazione applicabile. La composizione del comitato tecnico di delibera può essere variabile, purché, al momento della delibera, siano presenti o si siano di fatto espresse almeno le seguenti competenze richieste dalla normativa di riferimento, ovvero:
- competenze generali relative allo schema coperto da accreditamento quali: conoscenza delle norme quadro applicabili ed esperienza di applicazione delle norme stesse;
- competenze in materia di conduzione di verifiche ispettive e prove;
- competenza tecnica specialistica relativa allo specifico settore a cui si riferisce la certificazione oggetto di delibera, con particolare riguardo al relativo scopo di certificazione.
Come per qualsiasi altra funzione o comitato presente in OCQ PR, ai membri della Funzione di Delibera è richiesta la sottoscrizione del Codice Etico nel quale sono presenti specifiche disposizioni inerenti la condotta e l’obbligo di dichiarazione di eventuali conflitti di interessi che, se presenti, vengono gestiti richiedendo al soggetto coinvolto l’astensione dal processo di decisione, evitando la partecipazione dello stesso alla riunione.
Un riepilogo dell’attività di delibera effettuata viene redatto al termine di ogni sessione. Tali verbali saranno a disposizione del Comitato di Salvaguardia per l'Imparzialità e di chiunque, qualora titolato, ne faccia richiesta, costituendo prova per la verifica della conformità ai requisiti cui l’OdC deve ottemperare. Inoltre, con cadenza minima annuale, il Comitato di Salvaguardia per l'Imparzialità esegue una verifica a campione (metodo campionario basato sulle norme Military Standard - MIL-STD-105D) sulle pratiche relative al rilascio/mantenimento della Certificazione di Conformità. A garanzia della terzietà delle attività di certificazione, il Comitato può comunque decidere di adottare anche un criterio di campionamento mirato sui soggetti individuati dall’analisi dei rischi.
L’uso del certificato viene concesso al cliente solo dopo aver completato positivamente l’iter certificativo.
Il cliente certificato può riprodurre il Certificato di Conformità per il prodotto soltanto in modo integrale; può inoltre ingrandirlo o ridurlo, ma in modo uniforme e purché esso sia leggibile e non ne risultino alterati la struttura ed i contenuti. In ogni caso tale documento, redatto riportando le indicazioni richieste dai pertinenti schemi di certificazione, riporta almeno le seguenti indicazioni:
- l’identificazione di OCQ PR in qualità di organismo di certificazione
- il campo di applicazione della certificazione (es. riferimenti normativi)
- il numero di certificato
- la ragione sociale dell’azienda certificata (ed altre eventuali informazioni utili al riconoscimento)
- l’obbligo al rispetto dei requisiti stabiliti
- l’obbligo di accettazione delle attività di sorveglianza (se previste dallo schema di certificazione)
- le condizioni di validità
- l’indicazione dei riferimenti informativi sullo stato della certificazione
- l’esibibilità in pubblico
- la firma della persona responsabile dell'emissione
Sui prodotti certificati per la DOP, e come indicato nei Piani di Controllo applicabili, il Masaf autorizza l'utilizzo esclusivo, quale marchio di certificazione, della dicitura «Certificato da Organismo di Controllo autorizzato dal Ministero dell’agricoltura, della sovranità alimentare e delle foreste». OCQ PR pertanto non può autorizzare l'uso del proprio marchio sul prodotto valutato; parimenti si precisa che non è consentito riportare sul prodotto certificato il marchio ACCREDIA (vedi: RG 09 - Regolamento per l’utilizzo del marchio ACCREDIA).
In ogni altra circostanza, l’utilizzo dei marchi di proprietà di OCQ PR deve essere previamente autorizzato da parte di OCQ PR. Un eventuale uso improprio o fraudolento dei certificati e dei marchi di proprietà di OCQ PR sarà perseguito secondo i termini di legge consentiti.
Nel caso delle certificazioni rilasciate “sotto licenza” o per i riconoscimenti ad operare nelle filiere certificate, OCQ PR dispone, in conformità ai pertinenti schemi di certificazione, opportune verifiche di sorveglianza al fine di accertare, attraverso ispezioni e prove, la costante conformità dei processi e dei prodotti realizzati dal soggetto controllato. La verifica comprende il corretto uso delle licenze e dei marchi apposti sul prodotto.
Se previsto dai Piani di controllo approvati dal Masaf, da altri schemi di certificazione erogati o dalla documentazione descrittiva del sistema, e comunque in funzione di necessità specifiche (es. verifiche ispettive per la risoluzione di non conformità, verifiche di attuazione di azioni correttive, verifiche effettuate a presidio di determinati fattori di rischio, piani di sorveglianza supplementari approvati dal CSI, ecc.), le attività di sorveglianza possono essere realizzate anche senza preavviso.
Qualora vengano apportate modifiche agli schemi di certificazione già in essere, a fronte di variazioni ai documenti normativi di riferimento (modifica di requisiti), alle procedure per l’esecuzione delle corrispondenti verifiche, alle condizioni di fornitura del servizio o per qualsiasi altra modifica avente effetto sul cliente, OCQ PR, previa disamina e condivisione con le parti interessate dal processo di certificazione in oggetto, dispone le opportune notifiche di variazione allo schema di riferimento (anche attraverso il proprio sito internet – sezione comunicazioni e news), assicurandosi che le stesse siano chiaramente recepite e attuate da tutti i suoi clienti.
Se del caso, possono essere riconosciuti opportuni periodi di adeguamento alle nuove modalità di realizzazione dei processi/prodotti sottoposti a certificazione, comunque nel rispetto dei requisiti cogenti e applicabili allo specifico schema di certificazione; eventuali periodi transitori e le rispettive scadenze sono comunicati contestualmente alle notifiche di variazione.
Si precisa che, per quanto attiene alle produzioni regolamentate, la documentazione di sistema, compreso il tariffario, dopo le fasi di redazione/modifica, verifica ed approvazione interna, viene in ogni caso preventivamente trasmessa al Masaf per l’approvazione definitiva. Fino all’esito positivo del riesame effettuato dalla competente autorità, i documenti non possono essere resi operativi.
In ogni caso i soggetti già inseriti nel sistema di certificazione sono sempre tenuti:
- al rispetto dei requisiti e degli adempimenti previsti dallo schema di certificazione;
- alla comunicazione di eventuali variazioni sostanziali rispetto alla situazione iniziale dichiarata (ove opportuno si procede anche alla riformulazione del contratto e, in caso di richiesta di modifica all’oggetto di un certificato già emesso, OCQ PR individua quale nuova certificazione è applicabile e ne persegue il nuovo processo di certificazione);
- a documentare, conservare (per almeno 5 anni nel caso delle produzioni regolamentate) e rendere disponibili ai controlli di conformità, adeguate registrazioni relativamente all’attività svolta in autocontrollo.
L’impegno di conformità ai suddetti requisiti è previsto nei pertinenti schemi di certificazione o dai Piani di controllo approvati dal Masaf, nei quali sono altresì dettagliate le frequenze minime delle verifiche ispettive e delle prove eseguite rispetto alla totalità dei soggetti controllati e dei lotti di prodotto.
OCQ PR specifica per ogni schema di certificazione sottoscritto dai propri clienti le condizioni per il rilascio, il mantenimento, l’estensione, la sospensione o revoca della certificazione.
Qualora il servizio di certificazione sia rescisso, ridotto, revocato o sospeso, OCQ PR predispone tutte le azioni necessarie:
- alla modifica o al ritiro dei documenti ufficiali di certificazione;
- alla modifica o al ritiro delle autorizzazioni per l'utilizzo dei marchi (se di proprietà di terzi attraverso la notifica ai soggetti titolari della concessione);
- all’aggiornamento delle banche dati informative disponibili al pubblico sul proprio sito web;
- ad ogni altra misura ritenuta adeguata allo scopo;
al fine di garantire che non ci sia alcuna indicazione che la certificazione il cui campo è stato rescisso, ridotto, revocato o sospeso continui a risultare attiva.
Qualora l’oggetto della certificazione riguardi una produzione regolamentata (quali le DOP, le IGP, etc.) le condizioni secondo cui la stessa può essere sospesa o ritirata, parzialmente o globalmente, sono in capo alla competenza del Masaf.