Il fine complessivo della certificazione di prodotti, processi o servizi consiste nell'infondere fiducia a tutte le parti interessate che un prodotto, processo o servizio soddisfa requisiti specificati (UNI CEI EN ISO/IEC 17065).
Per infondere tale fiducia, l’Organismo di Certificazione (OdC) è tenuto a garantire la propria indipendenza, trasparenza, competenza, responsabilità, ovvero, sopra tutte, la propria imparzialità. A tal fine OCQ PR si è dotato, stabilendolo nel proprio atto costitutivo (Statuto), di un Comitato di Salvaguardia per l'Imparzialità, un organo tecnico ed imparziale, ovvero rappresentativo di tutte le parti interessate dal processo di certificazione, con il compito di assicurare l’indipendenza, l’imparzialità, la competenza e l’adeguatezza delle politiche e delle risorse adottate da OCQ PR.
La composizione del Comitato e le sue regole di funzionamento sono tali da assicurare la continua adeguatezza ed il costante equilibrio delle rappresentanze.
In base alla normativa di riferimento, e comunque in osservanza delle disposizioni delle autorità competenti, le parti rappresentate nel Comitato debbono comprendere almeno una rappresentanza per le seguenti categorie generali:
- produttori di beni e fornitori di servizi (es. associazioni industriali, dell'agricoltura, del commercio, del terziario) operanti nei settori coperti dalle attività di certificazione di OCQ PR o in settori ad essi affini;
- committenti, utilizzatori dei prodotti/servizi coperti dalle certificazioni rilasciate da OCQ PR (es. ancora associazioni di produttori come sopra, associazioni del commercio e della distribuzione);
- utenti/consumatori dei prodotti/servizi coperti dalle certificazioni rilasciate da OCQ PR (es. associazioni di consumatori);
- autorità di regolazione competenti nei settori di attività di OCQ PR;
- esponenti degli Enti di normazione, degli Enti di studio e ricerca (es. università) e degli Ordini professionali.
Possono far parte del Comitato di Salvaguardia per l'Imparzialità anche membri benemeriti, o personale interno in qualità di elemento di congiunzione istituzionale con l'organo deliberante, purché senza diritto di voto.
Il Comitato di Salvaguardia per l'Imparzialità elegge al proprio interno un Presidente e si riunisce con una frequenza congruente all'entità delle attività svolte ed al numero delle certificazioni gestite.
Annualmente OCQ PR dettaglia, revisiona e sottopone all’analisi critica del Comitato i rischi per la propria imparzialità. Attraverso tale analisi si individuano quelle situazioni che possono essere soggette a un rischio reale, potenziale o anche solo percepito dalle parti interessate dal processo di certificazione. Attività del Comitato di Salvaguardia per l’imparzialità è riesaminare tali rischi e valutare l’applicazione delle misure individuate per la loro minimizzazione o eliminazione.
Al fine di offrire la massima garanzia di trasparenza in merito all’esercizio delle proprie attività, annualmente il Consiglio Direttivo e la Direzione di OCQ PR rendicontano al Comitato il quadro generale delle attività svolte ed il Bilancio d’esercizio.
Inoltre, in adempimento del proprio ruolo di garante dell'imparzialità di OCQ PR, il Comitato di Salvaguardia per l'Imparzialità procede alla verifica periodica:
- del fatto che pressioni commerciali, finanziarie o di altra natura non compromettano l'imparzialità;
- dell'imparzialità complessiva dell'OdC, in relazione alle attività di verifica ispettiva e prova, delibera della certificazione, processi decisionali, verificando a campione le pratiche relative al rilascio/mantenimento delle Certificazioni;
- della corretta gestione dei reclami ricevuti da OCQ PR secondo quanto stabilito dalla relativa procedura di gestione.
Eventuali conflitti di interesse, reali o potenziali, vengono evidenziati, analizzati e portati all'attenzione del Comitato che ha l'autorità per verificare l'efficacia delle azioni predisposte dall’OdC per eliminare o ridurre il rischio in relazione all'imparzialità delle certificazioni rilasciate. Il Comitato, in quanto parte proattiva, può a sua volta proporre ulteriori azioni per la rimozione o minimizzazione dei rischi, reali o potenziali, individuati come tali.
L’indipendenza di OCQ PR è inoltre garantita dall’utilizzo di personale (ispettivo e non) completamente svincolato dall’attività oggetto di controllo e libero da pregiudizi e conflitti d’interesse, così da fornire adeguate garanzie di indipendenza, imparzialità e riservatezza.
OCQ PR richiede ad ogni membro di comitato o funzione aziendale (vedi Organigramma), attraverso la sottoscrizione di un apposito codice etico, di comunicare ogni possibile conflitto di interesse/familiarità fra l'incarico di verifica ispettiva affidato e l'organizzazione oggetto di verifica. La congruità delle dichiarazioni rilasciate viene costantemente verificata attraverso opportune politiche di monitoraggio. OCQ PR utilizza queste informazioni come elemento in ingresso per aggiornare, ove opportuno, la propria analisi dei rischi in relazione all'imparzialità, agendo altresì prontamente nell'isolare eventuali soggetti fisici e/o giuridici coinvolti nel conflitto di interesse, fino all'eliminazione del conflitto stesso. OCQ PR si impegna inoltre a rispondere adeguatamente, nelle sedi più opportune, a qualsiasi minaccia alla propria imparzialità derivante dalle azioni di altre persone, organismi o organizzazioni.
OCQ PR garantisce che ogni decisione circa il rilascio della certificazione dei prodotti venga presa da persone che non hanno partecipato all'attività di valutazione (vedi Funzione di Delibera).
Le attività previste dall’iter certificativo non sono condotte tutte dalla stessa persona, e sui relativi documenti viene sempre specificato chi ha partecipato a ciascuna fase.