Tutte le attività di valutazione sono affidate a personale e laboratori incaricati direttamente da OCQ PR.
Per lo svolgimento delle attività di verifica e prova viene utilizzato personale qualificato ed opportunamente addestrato e per il quale è garantita la totale imparzialità ed estraneità da ogni fase di produzione oggetto delle verifiche e prove. OCQ PR adotta opportuni processi di qualifica e mantenimento delle competenze, così come la fornitura di adeguati strumenti di lavoro, secondo quanto stabilito e attuato attraverso il proprio Sistema di Gestione Qualità.
La realizzazione delle attività di valutazione “in campo” si articola in tre sottoprocessi: verifica, campionamento, prova.
La realizzazione di tali sottoprocessi passa attraverso il complesso quadro delle attività di valutazione, per le quali il corpo ispettivo è stato adeguatamente formato al fine di compiere l’esercizio del proprio incarico con assoluta autonomia. Per quanto attiene alle attività di prova, qualora OCQ PR non sia dotato delle necessarie competenze, esse vengono affidate a laboratori e/o strutture coperte da accreditamento, così come disposto dalla normativa di riferimento (vedi laboratori in subappalto ad OCQ PR).
La valutazione delle evidenze, ovvero dei dati e delle informazioni raccolte nel corso delle verifiche ispettive o nell’esecuzione di misure e prove, permette al Responsabile del gruppo di verifica di formulare l’esito della valutazione. Tale esito viene comunicato direttamente all’azienda tramite apposito verbale. Parimenti, gli esiti analitici dei campioni prelevati vengono trasmessi ai soggetti controllati mediante rapporti di prova relativi alle differenti matrici oggetto dell’analisi.
Ogni eventuale non conformità lieve o grave riscontrata a fronte dei requisiti per la certificazione viene opportunamente notificata. Conseguentemente, in ragione della gravità delle non conformità rilevate, e al fine del mantenimento o rilascio della certificazione, i soggetti richiedenti dovranno documentare e fornire evidenza delle soluzioni adottate in merito. I livelli di non conformità applicabili a fronte del carente o mancato rispetto dei requisiti per la certificazione, e del loro impatto sulla certificazione dei prodotti oggetto di tali rilievi, sono opportunamente dettagliati nei pertinenti schemi di certificazione o nei Piani di controllo approvati dal Masaf, al quale, nel caso delle produzioni di qualità regolamentate, vengono comunicate tutte le non conformità gravi.
Il Rapporto di Verifica Ispettiva prodotto dagli Ispettori descrive nel dettaglio le verifiche effettuate nel rispetto delle attività minime richieste dalle pertinenti check-list. Qualora gli Ispettori si trovino nella necessità di acquisire ulteriori informazioni non disponibili al momento della verifica possono farne esplicita richiesta all’organizzazione valutata, al fine di completare e/o formulare l’esito della propria valutazione.
Il Rapporto di Verifica così prodotto viene quindi sottoposto a successivo processo di riesame e approvazione e, nei casi di primo rilascio, al processo decisionale del comitato deliberante la certificazione. Il coinvolgimento di queste tre diverse funzioni aziendali (Organo Ispettivo – Organo Riesaminante – Organo Deliberante) è finalizzato a escludere il rischio di autovalutazione, garantendo l’indipendenza di giudizio del personale coinvolto nell’emissione della certificazione (vedi successivi paragrafi: "Riesame dei rapporti di Verifica Ispettiva e dei rapporti di Prova" e "Decisione relativa alla certificazione").